Guide Budget des EPLE

1 - Le budget : quelques principes généraux

Conformément à l’article 7 du décret n° 2012 – 1246 du 7 novembre 2012 rela­tif à la ges­tion bud­gé­taire et comp­table publique, le bud­get d’un éta­blis­se­ment public local d‘enseignement est l’acte par lequel sont pré­vues et auto­ri­sées les dépenses et les recettes d’un exer­cice, c’est-à-dire d’une année civile.

Conformément aux dis­po­si­tions de l’article R421-59 du Code de l’éducation : « Le pro­jet de bud­get est pré­pa­ré par le chef d’é­ta­blis­se­ment ». Dans les faits, la pré­pa­ra­tion du bud­get est confiée à l’adjoint·e‑gestionnaire sous l’autorité de l’ordonnateur·rice.

1.1 - Le calendrier d’adoption du budget

Art R 421 – 59 du Code de l’Education : « Le pro­jet de bud­get est préparé par le·la chef·fe d’établissement. Il doit être sou­mis au vote du conseil d’administration et adopté en équilibre réel dans le délai de trente jours sui­vant la noti­fi­ca­tion de la par­ti­ci­pa­tion de la col­lec­ti­vité ter­ri­to­riale de rattachement.

Il est trans­mis au/​à la représentant·e de l’État, à la col­lec­ti­vité de rat­ta­che­ment ain­si qu’à l’autorité académique dans les cinq jours sui­vant le vote. Il devient exécutoire dans un déĺai de trente jours à comp­ter de la dernière date de réception par les trois autorités mentionnées ci-des­sus, sauf si la col­lec­ti­vité de rat­ta­che­ment ou l’autorité académique a fait connaître son désaccord motive ́sur le bud­get. Dans ce cas ou lorsque le bud­get n’est pas adop­té ́dans les trente jours sui­vant la noti­fi­ca­tion de la par­ti­ci­pa­tion de la col­lec­ti­vité de rat­ta­che­ment, il est fait appli­ca­tion de la procédure prévue aux e et f de l’article L. 421 – 11. Le bud­get est trans­mis à l’agent comp­table dès qu’il est adopté ou réglé.»

À rete­nir : 

• Avant le 1er novembre : noti­fi­ca­tion de la sub­ven­tion par la col­lec­ti­vi­té de rattachement
• 30 jours après noti­fi­ca­tion : vote du conseil d’administration
• Transmission dans les 5 jours aux auto­ri­tés compétentes.
• Le bud­get devient exé­cu­toire de plein droit 30 jours après la date du der­nier avis de réception.

1.2 - Les principes qui président à l’élaboration du budget par les gestionnaires

Le bud­get est la pré­vi­sion des dépenses et des recettes d’un EPLE. On dit que le bud­get d’un EPLE doit être « sin­cère » et « équilibré ».

• Équilibré veut dire que les dépenses sont égales aux recettes
• Sincère veut dire que l’on pense que l’é­qui­libre n’est pas fac­tice : on attend des ges­tion­naires qu’ils·elles ne gonflent pas arti­fi­ciel­le­ment les recettes pour ouvrir des cré­dits, par exemple. C’est sur cette notion de sin­cé­ri­té qu’il appa­raît dif­fi­cile de voter pour un bud­get dans un contexte d’austérité. En effet, le bud­get n’est jamais fait en termes de besoins mais en termes de capa­ci­té de finan­ce­ment des col­lec­ti­vi­tés et en termes d’orientation poli­tique. Il y a de ce fait une inéga­li­té ter­ri­to­riale impor­tante dans le fonc­tion­ne­ment des EPLE sui­vant qu’ils soient dans une région ou un dépar­te­ment riche ou pauvre.

1.3 - Les recette et les dépenses

La qua­si-tota­li­té des recettes d’un EPLE sont des dotations :

• La plus grosse par­tie est don­née par la col­lec­ti­vi­té ter­ri­to­riale de rat­ta­che­ment : Conseil géné­ral pour les col­lèges et Conseil régio­nal pour les lycées. C’est la DGF, Dotation glo­bale de fonctionnement.
• Certaines dota­tions sont aus­si don­nées par l’État, concer­nant des com­pé­tences non trans­fé­rées aux col­lec­ti­vi­tés : bourses…
• D’autres recettes sont « pro­duites » par l’établissement : objets confec­tion­nés, par­ti­ci­pa­tion des familles pour un voyage…
• Enfin, les EPLE peuvent faire appel au fond de rou­le­ment (ancien­ne­ment appe­lé fond de réserve) qui est consti­tué du bud­get non dépen­sé les années anté­rieures pour équi­li­brer un budget.

Les dépenses : toute pré­vi­sion de dépense de l’établissement doit appa­raître dans le budget.

2 - Comment préparer le CA sur le budget

1. Avant toute chose, il faut deman­der à avoir le bud­get avant la com­mis­sion per­ma­nente (qui n’est pas obli­ga­toire concer­nant le bud­get : il faut néan­moins peser le plus pos­sible afin qu’elle soit convo­quée) afin de pou­voir l’étudier, le com­pa­rer à l’année pré­cé­dente. Si pos­sible, il faut deman­der à l’avoir sous forme de tableur, et pas seule­ment en PDF ou en for­mat papier, de manière à pou­voir véri­fier des cal­culs. Il faut aus­si deman­der les docu­ments qui expliquent les dota­tions de la col­lec­ti­vi­té pour les EPLE, docu­ments qui changent tous les ans et qui sous cou­vert de meilleure répar­ti­tion, voire d’égalité, font sou­vent des coupes dras­tiques dans la dota­tion. Il faut aus­si deman­der le compte finan­cier et le mon­tant actuel des fonds de roulement.

La com­mis­sion per­ma­nente ser­vi­ra à savoir exac­te­ment à quoi cor­res­pondent toutes les lignes du bud­get, à dénon­cer des dif­fé­rences impor­tantes par rap­port à ce qui a été acté les années pré­cé­dentes. Souvent les baisses de bud­get sur les lignes péda­go­giques sont dues à un bud­get qui n’a pas été dépen­sé l’année pré­cé­dente (sans que la cause n’en ait été étudiée).

2. Suite à la com­mis­sion per­ma­nente il appa­raît néces­saire d’organiser une Assemblée géné­rale des per­son­nels pour faire le point sur le pro­jet de bud­get. En com­plé­ment, on peut orga­ni­ser une réunion avec les autres élu·e·s de la liste afin de se divi­ser le tra­vail, et de faire émer­ger les manques, les biais du budget.

• Consulter les coor­dos, ou tout·e autre col­lègue sus­cep­tible de don­ner une vision des besoins pour chaque discipline
• Consulter les référent·es de pro­jets qui sont fléché·es sur une ligne du bud­get (ex : voyage..)
• Consulter les AED et CPE pour voir si le bud­get cor­res­pond aux besoins
• Consulter les agent·e·s pour connaître leurs besoins, de l’achat de gros maté­riel à l’achat de pro­duit d’entretien
• Aller voir l’administration pour qu’elle réponde aux dif­fé­rentes ques­tions qui se sont posées après la réunion, ne pas hési­ter à dou­bler d’un ques­tion­naire envoyé par écrit.

3. Enfin, il y a sou­vent des besoins expri­més qui n’ont pas été bud­gé­ti­sés, il convient donc de les faire bud­gé­ti­ser par l’administration.

Pour cela, il est judi­cieux d’aller en délé­ga­tion voir le·la chef·fe d’établissement quelques jours avant le CA pour lui faire part des manques en besoins de finan­ce­ment et éven­tuel­le­ment de lui don­ner des pistes (fond de rou­le­ment impor­tant, dota­tion sup­plé­men­taire à deman­der pour tel achat de maté­riels impor­tant…). Attention il ne s’agit pas de pri­vi­lé­gier une dis­ci­pline par rap­port à une autre ou de favo­ri­ser tel ou tel pro­jet, mais d’augmenter glo­ba­le­ment le bud­get du cha­pitre péda­go­gique. D’une manière géné­rale, il faut favo­ri­ser la jus­tice et l’équité dans la répar­ti­tion des fonds, et exi­ger leur aug­men­ta­tion dès lors qu’elle est nécessaire.

4. Souvent ce n’est pas en CA mais avant le CA que les choses s’ob­tiennent pour des rai­sons de pos­tures, de calen­drier et de temps de réflexion. Lors du CA, tou-te·s les élu·e·s peuvent deman­der une inter­rup­tion de séance. Il est impor­tant sur le bud­get de dis­cu­ter avec les parents notam­ment afin d’expliciter plus tran­quille­ment les pro­blé­ma­tiques, de répondre aux ques­tions qu’ils n’ont éven­tuel­le­ment pas osé poser et d’exprimer les inten­tions de vote et les consé­quences réelles (sou­vent dia­bo­li­sées par l’administration) d’un vote contre.

Outre le vote, lors du CA, les élu·es peuvent inter­pel­ler le-la représentant·e de la col­lec­ti­vi­té ter­ri­to­riale, faire un cour­rier à son·sa président·e, faire une motion.

Plusieurs stra­té­gies sont possibles : 

• Voter contre le bud­get car les dota­tions des col­lec­ti­vi­tés baissent
• Voter contre le bud­get car les choix bud­gé­taires de l’établissement, mar­qués par la baisse des cré­dits accor­dés à la péda­go­gie (ser­vice AP, voir page 8) ne sont pas acceptables
• Peser pour que le ser­vice AP soit mieux doté : par des ral­longes des col­lec­ti­vi­tés, et plus sou­vent en allant pui­ser dans le fonds de roulement
• De manière géné­rale, peser pour la satis­fac­tion des besoins des dif­fé­rentes caté­go­ries de personnels

3 - Voter contre le budget : quelles conséquences ? 

Les représentant·e·s des per­son­nels sont sou­vent mis sous pres­sion au moment du vote du bud­get. Les chef·fes d’établissement laissent sou­vent entendre qu’en cas de rejet du bud­get par le CA, l’é­ta­blis­se­ment ne pour­ra plus fonc­tion­ner, faute de cré­dit. Or, non seule­ment c’est tota­le­ment faux, mais en plus cela per­met de gagner du temps pour cher­cher une ral­longe auprès des col­lec­ti­vi­tés de rat­ta­che­ment. En cas de désac­cord face aux choix bud­gé­taires de la col­lec­ti­vi­té ou de l’établissement, il ne faut donc pas se lais­ser impressionner.

D’abord, le bud­get ne devient exé­cu­toire que 30 jours après trans­mis­sion des actes du CA aux auto­ri­tés. Le bud­get ne revient pas devant le CA, mais ce mois laisse une fenêtre pour mettre la pres­sion à la col­lec­ti­vi­té, trans­mettre des motions, faire des délé­ga­tions, mobi­li­ser les parents d’élèves… en espé­rant une rallonge.

D’autre part, il faut savoir qu’en cas de rejet du bud­get par le CA, c’est à la charge de la col­lec­ti­vi­té et du rec­to­rat de se mettre d’accord pour éla­bo­rer un nou­veau bud­get. En cas d’im­pos­si­bi­li­té, la chambre régio­nale des comptes est consul­tée par l’Etat, qui finit par tran­cher. On peut donc esti­mer que si notre rôle d’élu·e·s est bafoué par des choix bud­gé­taires inac­cep­tables, alors que l’administration prenne ses res­pon­sa­bi­li­tés ! Quoi qu’il arrive, l’EPLE dis­pose donc d’un bud­get au plus tard deux mois après le CA, qui aura échap­pé à tout contrôle démocratique.

Enfin, en atten­dant qu’une solu­tion soit trou­vée au terme de ces trente jours (ou deux mois tout au plus), des mesures conser­va­toires per­mettent tou­jours, en pra­tique, à l’agent comp­table de faire face aux dépenses, à hau­teur d’1/12e de la dota­tion de fonc­tion­ne­ment de la collectivité.

Ce que disent les textes

Article L‑421 – 11 du Code de l’éducation :

« Le bud­get adop­té par le conseil d’ad­mi­nis­tra­tion de l’é­ta­blis­se­ment est trans­mis au repré­sen­tant de l’Etat, à la col­lec­ti­vi­té de rat­ta­che­ment ain­si qu’à l’au­to­ri­té aca­dé­mique dans les cinq jours sui­vant le vote.

Le bud­get devient exé­cu­toire dans un délai de trente jours à comp­ter de la der­nière date de récep­tion par les auto­ri­tés men­tion­nées ci-dessus. »

Article L‑421 – 11 du Code de l’éducation :

« En cas de désac­cord, le bud­get est réglé conjoin­te­ment par la col­lec­ti­vi­té de rat­ta­che­ment et l’au­to­ri­té aca­dé­mique. Il est trans­mis au repré­sen­tant de l’Etat et devient exécutoire.

A défaut d’ac­cord entre ces deux auto­ri­tés dans le délai de deux mois à comp­ter de la récep­tion du bud­get, le bud­get est réglé par le repré­sen­tant de l’Etat après avis public de la chambre régio­nale des comptes. »

4 - Vigilance, vigilance… quelques points à ne pas oublier

4.1 - Délégations : ne pas laisser tous pouvoirs aux chef·fes

Lors du pas­sage à la RCBC chaque éta­blis­se­ment a voté une délé­ga­tion aux chefs d’établissement, sur la base du décret de 2012 : « (le chef d’établissement) peut éga­le­ment obte­nir du conseil d’ad­mi­nis­tra­tion l’au­to­ri­sa­tion par délé­ga­tion de conclure les mar­chés dont l’in­ci­dence finan­cière est annuelle.. Cette délé­ga­tion per­met, sauf enca­dre­ment spé­ci­fique, au chef d’établissement de signer toute com­mande dans les limites suivantes :

1. des cré­dits ouverts au budget
2. des dis­po­si­tions de l’article 28 du Code des mar­chés publics rela­tives aux mar­chés à pro­cé­dures adap­tées, soit 200.000 € HT pour les four­ni­tures et ser­vices et 5 000 000 € HT pour les travaux.

Toutefois, le CA peut limi­ter cette délé­ga­tion par exemple dans son mon­tant, sa durée, la nature des mar­chés aux­quels elle s’applique. Si vous ne savez pas quel type de délé­ga­tions a été voté deman­dez-le expres­sé­ment en ques­tions diverses et deman­dez en com­mis­sion per­ma­nente que cette délé­ga­tion soit votée en chaque début d’année lors du 1er C.A.

4.2 - Une fois que le budget est devenu exécutoire : DBM et virements 

Une fois que le bud­get est deve­nu exé­cu­toire, c’est-à-dire 30 jours après que les actes du CA aient été trans­mis aux auto­ri­tés, le bud­get peut encore être modi­fié. Certaines modi­fi­ca­tions sont sou­mises à la déli­bé­ra­tion du CA (la majo­ri­té des Décisions bud­gé­taires modi­fi­ca­trices, ou DBM), mais d’autres sont à la dis­cré­tion du chef d’établissement. Comment s’y retrouver ?

1. Les DBM sont des modi­fi­ca­tions qui impactent le mon­tant total d’un ser­vice (ALO, VE, etc…). Il s’agit de dépla­ce­ment de sommes d’argent d’un ser­vice à l’autre. Ces DBM sont de deux ordres :

• les déci­sions bud­gé­taires modi­fi­ca­tives, sou­mises au vote du conseil d’administration. Elles concernent notam­ment les vire­ments entre ser­vices, les res­sources nou­velles non spé­ci­fiques, les pré­lè­ve­ments sur le fonds de roulement
• les déci­sions bud­gé­taires modi­fi­ca­tives non sou­mises au vote du CA. Elles s’imposent prin­ci­pa­le­ment pour des res­sources nou­velles spé­ci­fiques, la recons­ta­ta­tion du pro­duit sco­laire (varia­tion du cré­dit nour­ri­ture en fin d’année) et les dota­tions aux amor­tis­se­ments non pré­vues au bud­get ini­tial. Le·la chef·fe d’établissement rend compte au CA de ces modi­fi­ca­tions appor­tées sans le vote de ce dernier.

• D’autre part, le chef d’établissement peut pro­cé­der à tout vire­ment à l’intérieur d’un ser­vice. Il·elle en rend compte dès le CA sui­vant le vire­ment et lors du compte ren­du d’exécution du compte finan­cier. Ces vire­ments internes n’ont plus le sta­tut de Décision bud­gé­taire modi­fi­ca­tive (DBM) car ils ne modi­fient pas le mon­tant des cré­dits ouverts par service.

4.3 - Amortissements : toujours exiger une dotation

L’amortissement est la consta­ta­tion comp­table de l’amoindrissement de la valeur d’un élé­ment d’actif sur sa pro­bable durée de vie. Les consé­quences de l’obligation de comp­ta­bi­li­ser l’amortissement dans le bud­get peuvent être impor­tantes lorsqu’un bien de plus de 800 euros HT est ache­té par l’établissement sur fonds propres (fonds de roulement).

Pour com­prendre l’enjeu que peut repré­sen­ter le choix de l’établissement concer­nant l’amortissement, pre­nons un exemple : un éta­blis­se­ment doit ache­ter rapi­de­ment une machine-outil d’une valeur de 20 000 euros HT qui a une durée de vie d’environ 10 ans. L’autre machine ne marche plus et est irréparable. 

Plusieurs solu­tions se présentent : 

a) L’agent comp­table pro­pose une déci­sion bud­gé­taire modi­fi­ca­tive (DBM) pour l’achat de ce maté­riel sur fonds de rou­le­ment. La DBM est votée par le CA. L’établissement a donc per­du 20 000 euros dans ses fonds propres et cela implique que tous les ans, l’établissement devra pro­vi­sion­ner 2 000 euros sur fond propre et devra au bout de 10 ans rache­ter ce maté­riel sur fond propre.

b) L’agent comp­table fait une demande de dota­tion com­plé­men­taire pour l’achat d’une machine très impor­tante pour l’établissement à la suite d’une panne irré­ver­sible. La col­lec­ti­vi­té fait une avance de 20 000 euros car la panne était impré­vi­sible. L’établissement achète la machine avec la dota­tion. L’établissement n’a pas débour­sé un cen­time et l’amortissement est pure­ment comp­table : il est « fic­tif ». On parle de neu­tra­li­sa­tion de l’amortissement qui per­met au CG de connaître l’appauvrissement des biens.

c) L’agent comp­table uti­lise 20 000 euros de la dota­tion de la col­lec­ti­vi­té ter­ri­to­riale pour ache­ter la machine (si il n’y avait pas assez de bud­get sur la ligne bud­gé­taire adé­quate l’agent comp­table peut faire des vire­ments entre comptes ou pro­po­ser une DBM pour des vire­ments entre ser­vice). L’établissement aura donc sa dota­tion ampu­tée de 20 000 euros et devra faire aus­si une neu­tra­li­sa­tion d’amortissement qui n’a pas d’in­ci­dence sur le résultat.

Dans cet exemple, nous voyons bien que l’impact de l’achat d’une simple machine est dif­fé­rent sui­vant la façon dont elle est achetée.

Dans le cadre du CA Il fau­dra tou­jours argu­men­ter que pour tout achat de gros maté­riel peu ou pas pré­vi­sible, l’agent comp­table fasse une demande de dota­tion. En somme : il fau­dra pri­vi­lé­gier la solu­tion b ; dans le cas où celle-ci est refu­sée il fau­dra argu­men­ter en faveur de la solu­tion c ; mais en aucun cas il ne fau­dra voter la solu­tion a !

4.4 - Restauration : rester vigilant·e·s sur les tarifs pratiqués

Suite au trans­fert de com­pé­tences « res­tau­ra­tion » en 2004, c’est aux col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­riales de rat­ta­che­ment de fixer le coût des repas. Même si le prix ne peut être supé­rieur au prix de revient (matières pre­mières + cout inhé­rent à la fabri­ca­tion et à la dis­tri­bu­tion du pro­duit final), les col­lec­ti­vi­tés en période de crise ont ten­dance à aug­men­ter de façon par­fois irrai­son­née le coût des repas pour les élèves et les personnels.

Il faut abso­lu­ment com­battre ce phé­no­mène aux côtés des parents d’élèves afin de trou­ver un rap­port de force consé­quent qui puisse faire bou­ger les choses.

5 - Un exemple de budget 

AP – Activités péda­go­giques (tableau 1)

LETT : lettres

MATH : mathématiques

ARTS : arts plastiques

GENE : dis­ci­plines géné­rales Segpa

HAS : champs hygiène ali­men­ta­tion services

PI : champs pro­fes­sion­nel pro­duc­tion industrielle

CDI : centre de docu­men­ta­tion et d’information

TRAN : trans­port vers les ins­tal­la­tions sportives

COPI : loca­tion et consom­mables copieurs

MS : manuels scolaires

REP : droits de reprographie

COR : car­nets de correspondance

SORT : sor­ties pédagogiques

PROJ : pro­jets péda­go­giques divers

VOYA : voyage

DGF : dota­tion glo­bale de fonctionnement

REMB : rem­bour­se­ment maté­riel dégradé

TA : taxe d’apprentissage

OC : objets confectionnés

PROV : pro­vi­sion pour risques

AMOR : amortissements

Un bud­get ren­ferme deux sections :

1. a) la sec­tion de fonctionnement

Trois ser­vices généraux :

- Activités Pédagogiques (AP) : toutes les dépenses péda­go­giques (dis­ci­pline, CDI , trans­ports péda­go­giques, sor­ties… (voir tableau 1)

- Administration & logis­tique (ALO) : Electricité, gaz, contrats, pho­to­co­pieurs, pro­duits de nettoyages.

- Vie de l’élève (VE) cesc, aed, aides à la demi-pension…

Dans les faits : le ser­vice ALO est tou­jours le plus gros en termes de bud­get, sui­vi du ser­vice AP et enfin du ser­vice VE. Malgré les trans­ferts de com­pé­tences, les col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­riales ont tou­jours des dif­fi­cul­tés à recon­naître l’importance du ser­vice AP.

Services spé­ciaux

Certains pré­dé­fi­nis : les bourses nationales

Certains d’opportunités : la res­tau­ra­tion et l’hébergement

D’autres libres de créa­tion selon les spé­ci­fi­ci­tés locales : les ser­vices mutua­li­sa­teurs (grou­pe­ments de com­mandes, mutua­li­sa­tions des paies…)

Particularités des ser­vices spéciaux :

Ils sont inté­grés dans le résul­tat glo­bal de l’établissement,

Ils n’ont pas de fonds de rou­le­ment propre (mais l’individualisation

des réserves est possible),

C’est le CA lors de la répar­ti­tion du résul­tat qui décide de la mobilisation

des réserves concernées,

Ils n’ont pas d’inventaire dis­tinct des biens immo­bi­li­sés, pas d’opérations en capital,

1. b) Les opé­ra­tions en capital

Elles com­prennent :

Les opé­ra­tions d’investissement : les immo­bi­li­sa­tions cor­po­relles, les immo­bi­li­sa­tions incor­po­relles non finan­cières et les immo­bi­li­sa­tions incor­po­relles finan­cières ain­si que leur éven­tuel finan­ce­ment et les sor­ties d’inventaire.

Le tableau 2 repré­sente la syn­thèse bud­gé­taire des dif­fé­rents ser­vices, sur lequel appa­raissent les dif­fé­rents élé­ments obli­ga­toires de la nomen­cla­ture actuelle.

Le tableau 3 est éga­le­ment impor­tant à consul­ter, notam­ment car c’est celui sur lequel appa­raissent les fonds de rou­le­ments, dans les­quels on peut ten­ter de pui­ser pour ren­for­cer le ser­vice AP.